Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
25/10/2024
Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử được xây dựng dựa trên mô hình hệ thông tin lưu trữ mở OAIS. Mô hình hệ thông tin lưu trữ mở OAIS được Ủy ban tư vấn hệ thống lưu trữ dữ liệu không gian Hoa kỳ đề xuất năm 2002 dựa trên nhu cầu xây dựng một hệ thống lưu trữ các dữ liệu thu thập và nghiên cứu về vũ trụ của NASA. Sau đó mô hình này được rất nhiều tổ chức/cơ quan lưu trữ trên thế giới tham gia đóng góp và nhanh chóng được ban hành thành chuẩn ISO 14721:2003 năm 2003, hiện tiêu chuẩn đã nâng cấp lên phiên bản ISO 14721:2012 năm 2012.
I. GIỚI THIỆU
Mô hình OAIS được dùng để tham chiếu cho việc xây dựng, hướng dẫn vận hành một tổ chức lưu trữ hiện đại, đáp ứng yêu cầu lưu trữ và bảo quản dữ liệu dài hạn. Mô hình OAIS cung cấp đầy đủ tham chiếu cho các quy trình chức năng nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, quản lý lưu trữ, quản lý dữ liệu, khai thác, tích hợp. OAIS cũng đưa ra các đề xuất và hướng dẫn cho các vấn đề: chuyển đổi dữ liệu điện tử sang các định dạng và thiết bị lưu trữ mới, mô hình dữ liệu, quy tắc bảo quản và việc chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống lưu trữ.
Mô hình tham chiếu OAIS đưa ra đầy đủ các nội dung liên quan đến lưu trữ thông tin, từ thu thập, tổ chức lưu trữ, quản trị dữ liệu, truy cập khai thác đến tiêu hủy. Đồng thời đề cập/giải quyết việc chuyển đổi các dữ liệu số sang định dạng, môi trường mang tin mới, mô hình dữ liệu mô tả thông tin, vai trò của phần mềm trong lưu trữ thông tin, và quá trình trao đổi thông tin giữa các tổ chức lưu trữ. OAIS cũng xác định các giao tiếp chức năng lưu trữ bên trong cũng như bên ngoài, định nghĩa các dịch vụ mức cao được cung cấp qua các giao tiếp này.
II. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH
1. Căn cứ pháp lý xây dựng phần mềm
- - Luật lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 06 năm 2024;
- - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- - Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;
- - Thông tư số 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.
- - Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
- - Công văn số 903/VTLTNN-QLII của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử
2. Các phân hệ
Lưu trữ cơ quan |
Lưu trữ lịch sử |
Khai thác, tra cứu |
- Đăng ký nộp hồ sơ
- Tiếp nhận hồ sơ từ hệ thống khác
+ Hồ sơ chờ tiếp nhận
+ Hồ sơ đã tiếp nhận
- Hồ sơ lưu trữ cơ quan
- Báo mất hồ sơ
- Tiêu huỷ hồ sơ
+ Hồ sơ chờ tiêu huỷ
+ Hồ sơ đã tiêu huỷ
|
- Tiếp nhận đăng ký nộp
- Phê duyệt đăng ký nộp
- Hội đồng thẩm định tài liệu nộp
+ Đánh giá hồ sơ, tài liệu nộp
+ Tổng hợp kết quả thẩm định hồ sơ
+ Phê duyệt kết quả thẩm định hồ sơ
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
- Duyệt hồ sơ, tài liệu
- Hồ sơ lưu trữ lịch sử
|
- Đăng ký độc giả
- Quản lý độc giả
+ Chờ duyệt
+ Đã duyệt
+ Từ chối
- Đăng ký yêu cầu khai thác
- Tiếp nhận yêu cầu khai thác
+ Chờ xử lý
+ Đã xử lý
- Phê duyệt yêu cầu khai thác
+ Chờ duyệt
+ Đã duyệt
+ Từ chối
-Tra cứu yêu cầu khai thác
|
Báo cáo thống kê |
Danh mục |
Quản trị hệ thống |
- Báo cáo phông lưu trữ
- Báo cáo theo DM hồ sơ
- Báo cáo mục lục hồ sơ
- Báo cáo văn bản, tài liệu
- Báo cáo kho lưu trữ
- Báo cáo phí dịch vụ
- Báo cáo theo người dùng/ nhóm người dùng
- Thống kê hồ sơ
- Lịch sử khai thác
|
- Phông lưu trữ
- Kho lưu trữ
- Giá
- Hộp/ Cặp
- Loại hồ sơ
- Loại thành phần hồ sơ
- Biểu phí dịch vụ
- ...
|
- Kiểu người dùng
- Nhóm người dùng
- Người dùng
- Cơ cấu tổ chức
- Vị trí công việc
- Quy trình thủ tục
- Lịch sử truy cập
- Thiết lập hệ thống
- Quản lý thông báo
- Quản lý tin nhắn
|
3. Tiện ích cơ bản
- Thu thập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu;
- Số hoá, nhận dạng tự động OCR, chỉnh lý tài liệu
- Ký số & chứng thực tài liệu lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Thống kê, báo cáo tài liệu lưu trữ
- Khai thác & sử dụng tài liệu lưu trữ
- Kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác
- Chủ động thiết lập quy trình xử lý nghiệp vụ
4. Quy trình nghiệp vụ
4.1. Nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử
4.2. Tiêu hủy tài liệu tại lưu trữ cơ quan
4.3. Tiêu hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử
4.4. Khai thác tài liệu